Vinkkejä ja ideoita varainhankinnan gaalaillallisen suunnitteluun

Juhlien Suunnittelu

Nautin ihmisten auttamisesta suunnittelemaan ja valmistautumaan heidän suuriin tapahtumiinsa ja juhliinsa.

Rahan kerääminen voittoa tavoittelemattomalle järjestölle vaatii paljon tukea ja on vahvasti varainkeräysten varassa. Tietoisuuden lisääminen ja organisaatiosi tärkeyden korostaminen vaatii huolellista suunnittelua, harkintaa ja usein tiukkaa budjettia. Se, että suurin osa voittoa tavoittelemattoman järjestön rahoista tulee lahjoituksista ja muista ulkopuolisen tuen muodoista, tarkoittaa, että jokainen gaalaillallinen on suunniteltava kaikki yksityiskohdat huomioon ottaen. Tässä on joitain tapoja virtaviivaistaa suunnitteluprosessia ja luoda vieraanvarainen ympäristö kannattajillesi.

Nimeä komiteat

Yksi avaimista gaalavarainkeräyksen suunnittelussa on varmistaa, että jokainen elementti tutkitaan huolellisesti. Kunkin yksittäisen tehtävän jakaminen pienempiin suunnittelukomiteoihin mahdollistaa kunkin osa-alueen asianmukaisen hallinnan ja tarjoaa tarkemman lähestymistavan. Jokaisella toimikunnalla on oma asialistansa, mutta on tärkeää saada aikaan kommunikaatio kunkin ryhmän välillä koko suunnitteluprosessin ajan. Järjestä toimikunta seuraaville alueille ja maksimoi varainkeruukampanjasi menestys.

Kutsut

Selkeä selvitys gaalavarainkeräyksesi tarkoituksesta on paras tapa löytää tukea asiallesi. Jokaisessa kutsussa tulee olla persoonallisuuden tunne ja selkeästi hahmotella tapahtuman tarkoitus. Kutsujen kirjoittaminen gaalaillalliseen on taide, johon on tärkeää tutustua. Tietojen tulee sisältää tapahtuman päivämäärä, aika, paikka, hinta ja vastauspyyntö. Kun kirjoitat ja muotoilet kutsuja, tässä on 7 asiaa, jotka tulee pitää mielessä.

Vinkkejä gaalakutsujen kirjoittamiseen

1. Kerro selkeästi varainkeruukampanjasi tarkoitus ja kuka hyötyy siitä.
2. Sisällytä ruokaan ja juomaan liittyvät tiedot, kuten milloin illallinen tarjoillaan, tarjotaanko juomia vai ei, ja sisältyykö siihen avoin vai kassabaari.
3. Kerro vieraille tapahtuman muodollisuudesta. Jos gaalavarainkeräys on black tie, muista sisällyttää nämä tiedot.
4. Jos tapahtuma järjestetään paikassa, jota vieraat eivät ehkä tunne, muista liittää mukaan ohjeet.
5. Korosta varainkeruugaalan teemaa, jos olet valinnut sellaisen.
6. Luettele ainutlaatuiset nähtävyydet, jotka voivat auttaa houkuttelemaan kannattajia.
7. Mukana tulee olla vastauskortti, ja heidän nimelleen ja maksutavalleen tulee jättää tilaa tarvittaessa.

Viihde

Gaala-varainkeräystapahtumat on suunniteltu liiketoimintaa ajatellen, mutta ne tarjoavat myös hauskaa ja rentoutumista. Elävä musiikki, näyttämönäytökset ja muut tapahtumat luovat ainutlaatuisen ja mukavan ympäristön vieraillesi. Olipa kyseessä jotain niin yksinkertaista kuin livebändi tai niin ylellistä kuin teematuotanto, live-viihteen lisäys pitää vieraasi sitoutuneina varainkeruutapahtumasi aikana. Jos olet valinnut teeman, muista varata esityksiä tai valita sitä täydentäviä viihdemuotoja.

Aktiviteetit

Varainhankinnassa on kyse pääoman tuottamisesta hyvään tarkoitukseen. Rahan kerääminen voi toisinaan olla vaikeaa, mutta jotkin tapahtumat tarjoavat hauskoja ja palkitsevia tapoja tuottaa tuloja. Huutokauppoja, arpajaisia ​​ja muuta toimintaa voidaan suunnitella, ja ne voivat tarjota kiinnostavan tavan kerätä lahjoituksia ja tarjota vieraille jotain tapahtuman muistoksi. Joitakin ideoita varainkeräysgaalatapahtumaan ovat:

• Arpajaiset
• Leipomomyynti
• Autopesu
• Kasinon yö
• Hyväntekeväisyysgolfturnaus
• Bingo-ilta

PR/markkinointi

Minkä tahansa gaalatapahtuman menestys riippuu asiasi levittämisestä. Menestyvä PR- ja markkinointitiimi voi tuottaa sponsoreita ja tukea asiallesi. Auta gaalavarainkeräystäsi saavuttamaan täysi potentiaalinsa tekemällä yhteistyötä niiden kanssa, jotka ovat kiinnostuneita ja pystyvät edistämään asiaasi. Tässä on joitain tehokkaita tapoja tavoittaa mahdolliset kannattajat:

Julkisuusvinkkejä

• Käytä ilmaisia ​​sosiaalisen median sivustoja levittääksesi sanaa organisaatiostasi ja kommunikoidaksesi sitä tukevien kanssa.
• Ota yhteyttä paikallislehteen ja pyydä heitä lisäämään tapahtumasi tapahtumakalenteriinsa.
• Korosta tapahtuma blogissasi. Jos sinulla ei vielä ole organisaatiollesi blogia, aloita blogi, jotta ihmiset ovat ajan tasalla siitä, mitä yrityksesi aikoo saavuttaa.
• Ota yhteyttä muihin blogeihin ja organisaatioihin, jotka tukevat asiaasi tai joilla on samanlaisia ​​tavoitteita, ja kysy, linkitetäänkö tai mainostavatko he tapahtumaasi.
• Luo visuaalisesti upeita lentolehtisiä ja jaa niitä paikallisille yrityksille.
• Lähetä lehdistötiedotteita paikallisille sanomalehdille ja aikakauslehdille, joissa korostetaan organisaatiotasi ja gaalavarainkeräystäsi.

Koristeet

Ainutlaatuisen ympäristön luominen gaalavarainkeräykseen on välttämätöntä. Olipa kyse sitten yleisesti käytetystä varainkeruuteemasta tai omasta luomuksestasi, tyylikkäät koristeet tarjoavat miellyttävän ympäristön kaikille mukana oleville. Jokainen gaalavarainkeräys on ainutlaatuinen kokemus, ja jokaisen koristeen tulee heijastaa läheisyyden tunnetta ja auttaa rakentamaan ikimuistoisen ympäristön.

Esimerkki teemallisesta varainkeräyksestä voi olla Las Vegas tai kasinoilta. Koristeitasi voivat olla Las Vegasin sisäänkäynti, olohuonepelien keskipisteet, korttipöydät ja värimaailma, jonka voi löytää kasinolta. Toimintaan kuuluisi onnenpelejä ja palkintoja, jotka onnekkailla vierailla on mahdollisuus voittaa. Ainutlaatuisen ympäristön luominen tarjoaa vieraille viihdettä ja kauniin tunnelman samalla kun keräät rahaa organisaatiollesi.

Sponsorointi

Huippuluokan gaalatapahtuman suunnittelu vaatii paljon pääomaa. Jotta jokainen tapahtuma voidaan suunnitella täydellisesti, tapahtumasi vaatii todennäköisesti sponsorointia. Asiasi tukeminen vaatii paljon verkostoitumista ja vahvojen liikesuhteiden rakentamista, ja tähän tehtävään omistautuneen komitean perustaminen on ehdottoman välttämätöntä, jotta tuottaa lopullinen gaalaillallinen . Tässä muutamia vinkkejä sponsoroinnin hankkimiseen tapahtumallesi:

Kuinka löytää ja pitää sponsoreita

• Rakenna vahva verkosto: Kumppanit, työntekijät, hallituksen jäsenet ja muut organisaatioosi läheisesti liittyvät henkilöt voivat esitellä sinulle mahdollisia sponsoreita ja auttaa laajentamaan verkostoasi entisestään.
• Suorita tutkimusta: On olemassa lukemattomia alueita, joilla sponsorointia voidaan saada, ja kiinnostuneita yrityksiä on laaja valikoima. Selvitä, mitkä yritykset rekrytoivat sponsoreita ja katso, sopivatko ne organisaatioosi.
• Ota yhteyttä paikalliseen mediaan: Paikalliset sanomalehdet ja radioasemat ovat innokkaita osallistumaan yhteisöönsä ja voivat tarjota ilmaista mainontaa ja voivat myös olla valmiita lahjoittamaan tapahtumallesi.
• Tarjoa sponsoreille etuja: Tarjoa sponsoreillesi palkintoja osoittaaksesi, että arvostat heidän tukeaan. VIP-passit, yrityksen mainonta, linkit heidän sivustoonsa ja muut edut tarjoavat sponsoreille kannustimen tukea organisaatiotasi ja tapoja rakentaa pitkäaikaista liikesuhdetta.
• Rakenna kestäviä suhteita: Työskentely sponsorien kanssa ja molempia osapuolia hyödyttävän suhteen luominen on loistava tapa varmistaa, että he jatkavat organisaatiosi tukemista. Jatka kommunikointia sponsoreidesi edustajien kanssa ja varmista, että heidän tarpeensa täyttyvät samoin kuin sinun.

Kiitos Yous

Loistava tapa pitää yrityksesi tuoreena vieraiden mielissä ja osoittaa kiitollisuutesi on lähettää kiitoskirjeet jokaiselle osallistujalle ja vieraalle gaalavarainkeräyksesi. Tämä arvostuksen merkki osoittaa vieraille, että olet kiinnostunut kestävästä suhteesta ja että heidän panoksensa ei jäänyt huomaamatta.

Rahan kerääminen voittoa tavoittelemattomalle järjestölle riippuu suuresti luottamuksen rakentamisesta ja vieraiden vakuuttamisesta, että asiasi on lahjoituksen arvoinen. Varainkeräysgaalaillalliset ovat täydellinen tapa laajentaa verkostoasi ja saada tukea organisaatiollesi. Huolellinen keskittyminen suunnitteluprosessin jokaiseen osa-alueeseen varmistaa, että yksikään yksityiskohta ei unohdu. Mukava ja viihdyttävä varainkeruu-gaalaillallinen rauhoittaa lahjoittajia ja avaa heidän mielensä (ja lompakkonsa) asiallesi.

Lisäresurssit

Menestyksekkäitä varainhankintaideoita: Kathy La Planten keräämä - Luettelo 35 vankasta ideasta varainhankinnan gaalatapahtumaan.

Vinkkejä varojenkeräysgaalan luomiseen ensimmäistä kertaa - The Chronicle of Philanthropy.

Kirjat varainhankintatapahtuman suunnitteluun - Muutamia hyödyllisiä kirjoja organisaatioille varainhankintatapahtumien suunnittelussa.

10 tapaa erittäin onnistuneille varainhankijoille - Monista tavoista kerätä rahaa organisaatiolle, Jen Johnson (Otis Fundraising) on ​​havainnut, että niille kaikille on yhteistä se, että niihin tulisi sisällyttää nämä kymmenen erittäin menestyneiden varainkeruutapaa.

Kommentit

Jon D 27. kesäkuuta 2016:

Mitä tapahtuu, jos sinulla on tunti ennen varainhankintaillallista eikä pitopalvelu ole vieläkään saapunut tai vastannut puhelimeen?

Megan Austin 21. kesäkuuta 2016:

Hyödyllisiä vinkkejä gaalaillallisen suunnitteluun. Nämä ideat ovat todella hyödyllisiä niille, jotka suunnittelevat gaalaillallista. Kiitos tiedosta.

Nancy Tate Hellams Pendleton, SC, 29. elokuuta 2014:

Olen mukana monissa varainhankinnassa, joten tästä on paljon hyötyä. Kiitos.

missali 26. helmikuuta 2013:

Osut jokaiseen yksityiskohtaan! Varainkeräyksen/gaalan suunnittelu voi olla melko vaativa tehtävä, jeesh!